Longtemps traitée comme une contrainte administrative, la gestion des notes de frais s’impose désormais comme un enjeu structurant pour les directions financières. Selon le livre blanc publié par Cegid, la dématérialisation de ce processus répond à la fois à des impératifs de productivité, de conformité réglementaire et de maîtrise des coûts, dans un contexte de transformation numérique accélérée des entreprises.

Encore largement répandue, la gestion manuelle des notes de frais repose sur des circuits papier chronophages et sources d’erreurs. Le document souligne que ce fonctionnement génère des délais de traitement longs, des risques élevés de non-conformité fiscale et une faible traçabilité des dépenses. À l’inverse, les solutions dématérialisées automatisent la création, la validation et l’archivage des justificatifs, réduisant significativement le temps consacré à ces tâches par les collaborateurs, les managers et les services comptables .

Des gains mesurables en productivité et en fiabilité

Le livre blanc s’appuie sur plusieurs études et retours d’expérience pour quantifier les bénéfices de la dématérialisation. Les entreprises ayant adopté ce type de solution constatent une réduction de 40 à 70 % du temps de traitement des notes de frais et une diminution d’environ 20 % des erreurs liées à la saisie manuelle, aux doublons ou à la mauvaise récupération de la TVA .

Ces gains de productivité se traduisent également par une rationalisation des coûts indirects : baisse des dépenses de papier, d’impression, d’envoi postal et de stockage physique. Le document rappelle que le prix du papier a augmenté de 40 % entre 2022 et 2024, renforçant l’impact économique d’une gestion encore fondée sur le support papier .

Un enjeu de conformité fiscale et sociale

Au-delà de la performance opérationnelle, la dématérialisation des notes de frais répond à des exigences réglementaires croissantes. Depuis l’arrêté du 23 mai 2019, les entreprises sont autorisées à conserver les justificatifs de notes de frais sous forme dématérialisée, à condition de garantir leur intégrité, leur authenticité et leur lisibilité dans le temps .

Le livre blanc insiste sur l’importance de l’archivage à valeur probante (AVP), qui permet de produire rapidement les justificatifs en cas de contrôle fiscal ou Urssaf. Les responsabilités sont partagées entre l’éditeur de la solution, l’entreprise et l’archiveur, chacun devant garantir la conformité du dispositif et la conservation des documents sur plusieurs années.

La dématérialisation modifie également le quotidien des salariés. Selon une étude IFOP citée dans le document, 60 % des cadres redoutent la perte de justificatifs et près de la moitié évoquent des délais de remboursement supérieurs à deux semaines. Les solutions numériques permettent une saisie en mobilité, une transmission instantanée des justificatifs et une meilleure visibilité sur l’état d’avancement des remboursements, réduisant ainsi les irritants et l’avance de trésorerie supportée par les collaborateurs .

Vers un pilotage financier plus fin

Enfin, la centralisation et l’exploitation des données issues des notes de frais ouvrent la voie à un pilotage financier plus précis. Les outils de reporting et d’audit permettent d’analyser les dépenses par typologie, par période ou par entité, de détecter plus facilement les anomalies et d’ajuster les politiques de remboursement. Le document souligne que cette capacité d’analyse en temps réel constitue un levier de gouvernance financière et de maîtrise des risques, notamment en matière de fraude .

À travers ce livre blanc, Cegid met en lumière une évolution de fond : la dématérialisation des notes de frais ne relève plus d’un simple projet d’optimisation administrative, mais d’un choix stratégique, à l’intersection de la performance économique, de la conformité réglementaire et de l’efficacité organisationnelle.

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