Contrairement à une idée reçue tenace, la réforme de la facturation électronique ne cible pas uniquement les grands groupes. « Pour les factures d’achat, cela concerne tout le monde, toute entreprise assujettie à la TVA est concernée », martèle Jérôme Mendiela, VP ventes et marketing chez Ventya, invité du Grand Live du Voyage d’Affaires. Le principe est désormais clair : l’État pourra collecter la TVA directement via les plateformes de dématérialisation partenaires, qui communiqueront les données à l’administration fiscale. « C’est un mécanisme comparable au prélèvement à la source pour l’impôt sur le revenu et cela offre une vision complète et immédiate des transactions », résume l’expert. Si un calendrier progressif s’applique pour l’émission des factures (septembre 2026 pour les grandes entreprises, septembre 2027 pour les plus petites), l’obligation de réception est, elle, immédiate pour tous. « Il ne reste qu’une petite année pour se mettre en ordre de marche. L’anticipation est cruciale », prévient Jérôme Mendiela, conscient de l’ampleur du chantier.

Pour le marché du voyage d’affaires, les enjeux sont multiples et spécifiques. « Il faut reconnaître que la réforme va inévitablement mettre en lumière des pratiques du secteur qui n’étaient peut-être pas en totale conformité », analyse Jérôme Mendiela. La gestion des acomptes illustre parfaitement cette problématique : il ne sera plus possible d’encaisser un acompte sans émettre immédiatement la facture correspondante, là où la facturation globale intervenait parfois uniquement au départ du voyageur. Autre révolution majeure : la facturation directe des transporteurs. Désormais, ce seront les émetteurs finaux (compagnies aériennes, ferroviaires) qui rédigeront la facture, et non plus nécessairement les agences de voyages (TMC). Si ce processus sera régi par IATA pour l’aérien, le mécanisme est encore en cours de finalisation pour le rail. Cette nouvelle configuration renforcera la transparence tarifaire, le client recevant plusieurs factures distinctes : celle du transporteur (prix brut) et celle de l’agence (incluant les frais de service).

Laurent Lassure, Product Marketing Manager chez Cegid Notilus, pointe une complexité opérationnelle majeure : les dépenses payées directement par les collaborateurs (hôtels, restauration, taxis). « Pour récupérer la TVA, la facture devra impérativement être faite au nom de l’entreprise et comporter toutes les informations légales pour transiter via une plateforme agréée », explique-t-il. Le défi réside alors dans la réconciliation des flux : « La facture officielle partira directement vers l’entreprise via la plateforme, tandis que le collaborateur se retrouvera avec un simple reçu ou justificatif pour sa note de frais. Il faudra alors faire le lien entre sa demande de remboursement, la facture déjà reçue par l’entreprise et les règles de la politique voyage. » Une gymnastique qui s’étendra progressivement à tous les acteurs, des chauffeurs de taxi aux automates de parking.

Le secteur public, qui a initié ce virage dès 2017, offre un retour d’expérience précieux. Michael Chartoire, responsable grands comptes pour les marchés publics chez Rexel France, rappelle que la réussite de cette transition repose sur une approche transversale. « Nous nous sommes rendu compte que cela ne pouvait fonctionner que si nous intégrions dès le départ les équipes finance, commerce et IT. » Malgré la complexité propre aux marchés publics, notamment la séparation entre l’État et les collectivités locales, la dématérialisation a permis de fiabiliser les rapprochements entre commandes et factures. « Nous avons réussi cette transition et continuons de travailler étroitement avec ces acteurs publics », assure-t-il.

Au-delà des contraintes initiales, les experts s’accordent sur les bénéfices à moyen terme. « Nous allons nous retrouver face à de la donnée directement exploitable », se réjouit Jérôme Mendiela. « Fini la saisie manuelle ou l’OCR : l’État verra 100% des flux, mais l’entreprise aussi, ce qui garantit une fiabilité inédite. » L’autre avantage majeur réside dans la traçabilité. Chaque étape de la vie de la facture sera notifiée : réception, acceptation, litige ou rejet. « La situation où l’on découvre, deux mois après, que le client n’a jamais reçu la facture ne sera plus possible. Tout est tracé », précise l’expert. Pour Michael Chartoire, cela « redonne du sens aux actions des équipes comptables » en les libérant des tâches administratives chronophages, générant ainsi de vrais gains de productivité pour tout le tissu économique, des TPE aux ETI.

Si la réforme implique des coûts (adhésion aux plateformes, frais de traitement), ceux-ci doivent être mis en perspective. « Le coût de traitement sera inférieur à la moitié du prix d’un timbre », souligne Jérôme Mendiela, « tout en apportant le bénéfice immense de pouvoir travailler la donnée et d’automatiser les workflows d’approbation. » Sans compter les recettes fiscales supplémentaires pour l’État, estimées entre 2 et 6 milliards d’euros grâce à la lutte contre la fraude à la TVA.

La transparence imposée par la facturation directe soulève des questions sur le modèle des TMC. Jérôme Mendiela se veut toutefois rassurant : « Cela ne devrait pas nuire à leurs marges, car le travail de fond reste indispensable. » Si le transporteur connaît le nom du passager, il ignore tout de l’affectation analytique ou des centres de coûts de l’entreprise. « C’est là que réside la vraie valeur ajoutée de l’agence : l’agrégation, la facturation consolidée et l’intégration aux systèmes de gestion. » À l’approche de l’échéance, Laurent Lassure constate cependant que beaucoup d’entreprises ne mesurent pas encore l’impact concret de la réforme. « Il y aura inévitablement une phase de découverte et de rodage au 1er septembre, avec son lot de problèmes techniques », prévient-il. Mais l’optimisme reste de mise : « Comme pour toute digitalisation majeure, le passage sera difficile, on essuiera les plâtres, mais une fois le système intégré, personne ne voudra revenir en arrière. »